Personalhåndbok for Legepartner AS

(sist oppdatert 19.9.2016)

Velkommen til Legepartner AS

Legepartner AS er et norskeiet selskap med fokus på rekruttering av leger og spesialsykepleiere, men vi jobber også med annet kvalifisert helsepersonell.

Som vikar i Legepartner AS er du vår ambassadør hos våre oppdragsgivere. Gjennom oss får du frihet til å jobbe som det passer deg og din livssituasjon best. Du velger selv hvor mye og hvem du vil jobbe for. Denne arbeidsformen gir mange muligheter for læring og kompetanseheving.

Denne personalhåndboken er utarbeidet spesielt for deg som blir/er ansatt som vikar i Legepartner. Her finner du informasjon om ditt ansettelsesforhold, hva du kan forvente av oss og hva vi forventer av deg. Har du spørsmål til enkelte av punktene, kontakter du din rådgiver i Legepartner.

For vikarer som jobber som AS-meg-selv eller der Legepartner kun formidler deg til en jobb hos en av våre oppdragsgivere, vil ikke personalhåndboken være relevant annet enn der vi omtaler problemstillinger som gjelder generelt i arbeidsmarkedet og som følge av Arbeidsmiljøloven.

Uansett; vi er glad for å ha deg med på laget og ønsker deg lykke til i oppdrag!

Våre verdier

Legepartner AS er en verdibasert organisasjon, og våre verdier; Profesjonelle, Etterrettelige og Kompetente er retningsgivende for alt vi gjør. Vi håper du kan identifiserer deg med disse verdiene og leve etter dem på samme måte som vi gjør.

Vårt personvern

Som din arbeidsgiver har Legepartner AS behov for en del opplysninger om deg. Sensitive personopplysninger registreres kun for å tilfredsstille lovmessige krav, ellers kun etter samtykke fra deg. Opplysningene kan bli formidlet til oppdragsgivere. Alle ansatte i administrasjonen i Legepartner AS har underskrevet en taushetserklæring.

I følge personopplysningsloven har du rett til innsyn i de personopplysningene som er registrert på deg i våre systemer. Ta kontakt med din rådgiver i Legepartner AS dersom du ønsker innsyn eller har spørsmål rundt hvordan dine personopplysninger er behandlet.

Din ansettelse i Legepartner AS

Du er ansatt i Legepartner AS for å utføre oppdragsbasert arbeid hos våre oppdragsgivere. Legepartner AS er din arbeidsgiver; vi utbetaler lønn og feriepenger, innbetaler skattetrekk, arbeidsgiveravgift og til pensjonsordning.

I oppdraget skal du følge de retningslinjene som gjelder for oppdraget, på den enkelte arbeidsplass og de retningslinjene som gjelder for alle ansatte i Legepartner AS. Din rådgiver vil informere deg om hvilke retningslinjer som gjelder for hvert enkelt oppdrag.

Din ansettelse er basert på din CV, intervju med deg og samtale med minst en referanse. I vårt driftssystem Recruitment Manager opprettes en egen profil for deg der all relevant informasjon registreres. Her vil du få påloggingsinformasjon slik at du selv kan gå inn å redigere og/eller legge til relevant informasjon. Det er viktig at din profil er oppdatert for at vi til enhver tid kan tilby deg spennende og relevant oppdrag til passet din kompetanse og interesse.

MRSA - Tuberkulose

Du må signere en egenerklæring som du sender din rådgiver i Legepartner. Om nødvendig må du gjennomgå nødvendig testing, dersom du har vært eksponert for MRSA-smitte og/eller TBC, eller arbeidet i områder med høy forekomst av slik smitte.

Politiattest

Dersom du skal jobbe som fastlege, må du selv skaffe til veie politiattest. Dette gjør man via www.politi.no/tjenester/politiattest/

Taushetsplikt

Som ansatt i Legepartner AS kan du komme til å arbeide for flere oppdragsgivere og ha kontakt med mange personer. Du må derfor betrakte alt du får vite som konfidensielt. Diskuter aldri fortrolige opplysninger med andre enn oppdragsgiveren og din konsulent. Taushetsplikten gjelder også etter at oppdraget er avsluttet. Brudd på taushetsplikten kan medføre straffeansvar.

Arbeidsavtale

Før ditt første oppdrag skal både du og Legepartner AS signere en arbeidsavtale. Arbeidsavtalen omtaler generelle bestemmelser om din ansettelse.

Oppdragsbekreftelse

Når vi har avtalt et oppdrag, mottar du en oppdragsbekreftelse på e-post. Her fremkommer oppdragets varighet, arbeidstid, stilling/arbeidsoppgaver, arbeidssted, timelønn og eventuelle overtidsbetingelser. Legepartner benytter et digitalt system for både arbeidsavtaler og oppdragsbekreftelser og disse signeres digitalt av deg via din egen PC, nettbrett eller smarttelefon. Du får en e-post fra oss med forklaring på hvordan du enkelt gjør dette.

Forlengelse av oppdrag og nye oppdrag

Hvis oppdragsgiver ønsker å beholde deg utover den avtalte tiden, må oppdragsgiver kontakte oss. Vi snakker deretter med deg om eventuell forlengelse av oppdraget. Dersom oppdragsgiver ikke har behov for forlengelse, vil vi jobbe for å finne nye oppdrag til deg.

Du står fritt til å akseptere eller takke nei til nye oppdrag eller forlengelser av oppdrag som tilbys.

Avslutning av oppdrag før avtalt tid

I enkelte tilfeller ønsker oppdragsgiver å avslutte oppdraget før den avtalte tiden. Dersom du får en slik beskjed av oppdragsgiver, må du snarest mulig gi beskjed til din rådgiver i Legepartner AS.

Dersom oppdragsgiver skulle forkorte oppdraget, opprettholder du ditt lønnskrav for resten av den avtalte oppdragsperioden. Se for øvrig arbeidsavtalens pkt. 2.

Oppfølging i oppdraget

Vi følger deg jevnlig opp og gir tilbakemeldinger på utført arbeid. Det er også viktig at du gir oss tilbakemelding på om du er fornøyd med arbeidsoppgavene, om de er i samsvar med avtalen og om du ønsker nye utfordringer.

Oppsigelse og oppsigelsesfrist

Når du har akseptert et oppdrag, må du jobbe ut den tiden oppdraget varer. Ønsker du å avslutte arbeidsforholdet før oppdragets utløp, gjelder én måneds oppsigelsesfrist, regnet fra første dag i måneden etter at oppsigelsen finner sted.

Legepartner AS kan avslutte arbeidsforholdet hvis det er saklig grunn for oppsigelse eller avskjed. Ved oppsigelse gjelder en måneds oppsigelse regnet fra første dag i måneden etter oppsigelsen fant sted. Arbeidsforholdet avsluttes umiddelbart ved avskjed.

Se for øvrig Arbeidsmiljølovens regler for oppsigelse.

Sluttattest

Dersom du slutter i Legepartner AS har du rett på en sluttattest dersom du ønsker dette.

Lønns- og arbeidsvilkår

Dine lønns- og arbeidsvilkår skal følge likebehandlingsreglene i Arbeidsmiljøloven/

Tjenestemannsloven. Likebehandlingsreglene innebærer at du som vikar har rett på de samme lønns- og arbeidsvilkår som du hadde hatt som direkte ansatt (oftest midlertidig) i sammenlignbar stilling hos oppdragsgiver. Det betyr at dine lønnsvilkår kan variere i ulike oppdrag og de bekreftes i dine oppdragsbekreftelser.

Feriepenger

Feriepenger utbetales etter reglene i ferieloven. Ferielovens bestemmelser sier at man har krav på 21 feriedager pr. kalenderår og du har rett til feriepenger fra Legepartner AS med 12,0 % av ditt feriepengegrunnlag.

For arbeidstaker over 60 år med rett til ekstraferie, forhøyes prosentsatsen med 2,3 prosentpoeng, dog begrenset til et feriepengegrunnlag tilsvarende 6G.

Feriepengene utbetales normalt i juni.

Arbeidstid

Din avtalte arbeidstid står i oppdragsbekreftelsen.

Overtid

Dersom du blir pålagt overtid får du som hovedregel en overtidsgodtgjørelse i tillegg til vanlig timelønn. Denne godtgjørelsen kommer frem av din oppdragsbekreftelse. Plikten til å utføre overtidsarbeid følger av reglene i Arbeidsmiljøloven.

Merarbeid

Arbeider du deltid må du jobbe full arbeidsdag og full arbeidsuke (tilsvarende 100 % stilling) for å få overtidsgodtgjørelse. Arbeid utover avtalt arbeidstid, men innenfor rammene av 100 % stilling, kalles merarbeid. Merarbeid betales med vanlig timelønn. Plikten til å utføre merarbeid følger av reglene i Arbeidsmiljøloven.

Timeregistrering

Hvis du har spørsmål om timeregistrering eller andre lønnsrelaterte spørsmål, kan du kontakte din rådgiver i Legepartner AS.

Uoverensstemmelser

Hvis det er uoverensstemmelser med oppdragsgiver vedrørende timeregistreringen skal du ta dette opp med din rådgiver i Legepartner AS. Bevisst forfalskning av timelister blir anmeldt og vil få konsekvenser for ansettelsesforholdet.

Transport/Reiseregning

Hovedreise til og fra Norge i forbindelse med oppdragsstart/-avslutning blir dekket av oppdragsgiver eller Legepartner AS. Ta vare på alle kvitteringer fra reisen til/fra Norge. Transport til og fra jobb under ditt opphold må du betale selv. Eventuell hjemreise i oppdragsperioden avtales med din rådgiver i Legepartner AS.

Vi anbefaler deg å tegne egen reiseforsikring hos din forsikringsleverandør.

Du vil få et reiseregningsskjema fra din rådgiver som du må fylle ut, og sammen med kvitteringene kan dere sende oss dette, slik at du får refundert utgiftene. Dersom du kjører bil til/fra Norge må du fylle ut et kilometerskjema fra din konsulent. Du får refundert 1,5 kr/km.

Reiseregning med utlegg sendes til:

Legepartner AS

Postboks 1996, Vika eller pr. e-post til post@legepartner.no

0125 Oslo

Forskuddstrekk

Har du ikke jobbet i Norge tidligere må du personlig møte opp hos skatteetaten for å få et skattekort og et norsk personnummer (D-nummer). Ved oppmøte må du ha med pass som legitimasjon samt arbeidsavtalen og oppdragsbekreftelsen. Personnummeret skal du bruke hver gang du kommer til Norge for å arbeide. Dette brukes til å identifisere deg hos offentlige myndigheter, og må oppgis ved senere søknader om skattekort, samt dersom du ønsker å opprette en bankkonto.

På skattekontoret blir du bedt om å fylle ut et skjema. Du kan også fylle ut skjemaet på skatteetatens hjemmeside i forkant. Skjemaet heter RS1209 og finnes i denne linken:

http://www.skatteetaten.no/no/Skjemaer/Skattekort-...

Arbeidsgiver vil innhente dine skattedata elektronisk direkte fra skatteetaten (dette forutsetter at vi har mottatt og registrert ditt 11-sifrede norske personnummer/D-nummer). Hvis du har tabelltrekk og Legepartner AS er din biarbeidsgiver (hvor du forventer lavest utbetaling), så send oss beskjed om dette til post@legepartner.no. Vi vil da benytte prosentsatsen på ditt skattekort.

Benytter du frikort og har flere arbeidsgivere, må du selv bestemme hvor mye hver arbeidsgiver skal bruke av frikortet og dele opp frikortbeløpet etter det.

A1-skjema

A1 er et skjema som utstedes av trygdemyndighetene i ditt hjemland og som bekrefter at du er medlem av hjemlandets trygdesystem. Hvis du beholder din bolig og/eller jobb i hjemlandet samtidig som du jobber i Norge, skal du kontakte trygdemyndighetene i hjemlandet ditt og be om en A1-vurdering. Dersom trygdemyndighetene konkluderer med at du fortsatt skal tilhøre hjemlandets trygdesystemet mens du jobber i Norge, utsteder de et A1-skjema. Dette må du levere så snart som mulig til din rådgiver i Legepartner. Bruk av A1-skjema har ingen lønnsmessig betydning for deg.

Dersom trygdemyndighetene i hjemlandet konkluderer med at du ikke skal være medlem av hjemlandets trygdesystem, vil du som arbeidstaker automatisk bli medlem av det norske trygdesystemet.

Skatt

I Norge blir alle arbeidstakere trukket 7,8 % i trygdeavgift via skattekortet. Hvis du ikke er medlem av det norske trygdesystemet, skal du ikke betale denne avgiften. Når du søker om norsk skattekort må du legge ved kopi av A1-skjema og be om en skattetabell uten trygdeavgift slik at du ikke blir trukket 7,8 % i skatt.

Utbetaling av lønn

Vi må ha timene dine innen fristen for at vi skal kunne utbetale lønn til avtalt tid. Fristen for innrapportering av timer er henholdsvis den 15. og 30./31. Hvis vi mottar timelisten etter fristen kan det hende du må vente til neste lønningsdag før lønn utbetales. Normalt utbetaler vi lønn to ganger pr. måned - 7. og 23. - men i enkelte oppdrag kan det avtales utbetaling av lønn én gang pr. måned.

Lønnsslipp

Vi sender ut lønnsslipp ved hver lønnsutbetaling.

Fødselsnummer/D-nummer

Legepartner AS har ikke anledning til å utbetale lønn uten ditt fødselsnummer eller D-nummer.

Kontonummer

Dersom du ikke allerede har en norsk bankkonto, men planlegger å jobbe mye i Norge, vil vi anbefale deg å etablere dette. Da vil du motta lønn raskere og det er lettere å rydde opp i eventuelle feil.

Dersom du har utenlandsk konto må Legepartner ha ditt kontonummer; BIC (bankens internasjonale bokstavkode) og IBAN: (tall og bokstavkode som består av 24 tegn). Dette sendes til post@legepartner.no

Dersom du ønsker å endre kontonummeret, må du melde fra til oss på post@legepartner.no

Fravær og/eller sykdom

Dersom du blir syk eller av andre grunner ikke kan møte til avtalt tid på jobb, må du varsle oppdragsgiver umiddelbart samt ringe din rådgiver i Legepartner AS på morgenen første fraværsdag. SMS og e-post godtas ikke, unntatt hvis du jobber kveld/natt. Hvis du ikke får tak i din konsulent, må du ringe til vårt sentralbord på 911 66 121.

Ved sykefravær utover en dag må du ringe til oss daglig. Gjør du ikke dette kan retten til sykepenger falle bort. Eventuell sykmelding skal snarest leveres/sendes din rådgiver, og senest innen 14 dager. Ved forlengelse av sykmeldingen må du gi din rådgiver beskjed samme dag.

Du kan lese mer om sykefravær og tilknyttede rettigheter og plikter på www.nav.no

Egenmelding

Med egenmelding menes at du melder fra til Legepartner om arbeidsuførhet på grunn av sykdom eller skade uten å legge frem legeerklæring.

Du må ha arbeidet for Legepartner i minst 2 måneder for å få rett til å bruke egenmelding. Disse to månedene kalles opptjeningstid. Du er ansatt hos oss i det øyeblikket du starter ditt første oppdrag.

Hvis du har hatt et opphold mellom oppdragene på mer enn 14 dager, må du opparbeide ny opptjeningstid før du kan bruke egenmelding. Du kan bare bruke egenmelding i arbeidsgiverperioden, det vil si de første 16 kalenderdagene av et sykefravær. Hvis du har fravær utover 3 kalenderdager krever Legepartner sykmelding.

Egenmeldte fraværsdager forut for sykmelding fra lege, regnes som brukte egenmeldingsdager. Egenmelding kan ikke kombineres med gradert sykmelding.
Legepartner kan bestemme at du ikke skal få bruke egenmelding hvis:

  • du har brukt egenmelding fire ganger i løpet av en 12-måneders periode
  • vi har rimelig grunn til å anta at fraværet ditt ikke skyldes sykdom

Legepartner skal gi deg varsel når de fratar deg retten til å bruke egenmelding, slik at du kan uttale deg. Hvis du har mistet retten til å bruke egenmelding skal arbeidsgiver vurdere dette på nytt etter 6 måneder.

Dersom du fortsatt er syk utover egenmeldingsperioden, må vi ha sykmelding som gjelder senest fra og med første arbeidsdag etter egenmeldingsperiodens utløp, hvis ikke tapes retten til sykepenger - også for egenmeldingsdagene.

Sykmelding

Du må ha vært ansatt i 4 uker før sykmelding fra lege gir rett til sykepenger. Disse 4 ukene kalles opptjeningstid. Hvis du har et opphold mellom oppdragene på mer enn 14 dager, som ikke er avtalt lovfestet ferie, må du opparbeide ny opptjeningstid før du kan bruke sykmelding.

Legepartner AS betaler sykepenger til deg for det tidsrom du har krav på sykepenger, men kun i arbeidsgiverperioden som er 16 kalenderdager. Etter utløpet av denne perioden betaler NAV sykepenger til deg så fremt du har krav på sykepenger.

Sykmelding i forbindelse med yrkesskade dekkes fra første dag, uavhengig av hvor lenge du har jobbet i Legepartner AS.

Ved sykdom eller skade som har direkte sammenheng med muskel- og skjelettsystemet kan også kiropraktor eller manuellterapeut dokumentere arbeidsuførhet i inntil tolv uker.

Sykepenger og sykepengegrunnlag

Sykepenger utbetales fra første hele fraværsdag. Det er en forutsetning at melding om sykefravær er gitt til din rådgiver i Legepartner AS første fraværsdag, og at lege er kontaktet samme dag. Sykepenger blir utbetalt med 100 % av gjennomsnittlig inntekt (uten overtid) de siste 4 ukene før sykefraværet, med en grense oppad som tilsvarer 6 x G (G= grunnbeløpet i folketrygden). Jobber du «ujevnt» blir ofte en lengre periode lagt til grunn for gjennomsnittsberegninger.

Sykefravær og A1

Hvis du har A1-skjema og blir syk og ikke kan møte på jobb, gjelder hjemlandets sykepengeregler. Disse må du selv sette deg inn i. Her er steder du blant annet kan lese om dine rettigheter:

Sverige: http://www.forsakringskassan.se/privatpers/sjuk

Danmark: https://www.borger.dk/Sider/Sygedagpenge-hvis-du-e...

Finland: http://www.kela.fi/web/sv/sjuk

Oppfølging ved sykefravær

Som medarbeider har du plikt til å samarbeide om å finne løsninger som hindrer unødig langvarig sykefravær. Hvis du blir syk skal vi i fellesskap iverksette passende tilretteleggingstiltak. Ved sykefravær som antas å vare over en lengre periode, vil vi kalle deg inn til oppfølgingsmøter og vi skal sammen utarbeide oppfølgingsplaner. Du har et medvirkningsansvar til å utarbeide og gjennomføre oppfølgingsplanene. Du plikter bare å gi opplysninger om din arbeidsfunksjon.
Oppfølging av langtidsfravær skjer i henhold til gjeldene lovbestemmelser og i henhold til våre rutiner slik:

  • oppfølging innen 6 uker (gradert eller 100 prosent)
  • vurdering av tilrettelagt arbeid ca. 9 uker
  • dialogmøte innen 12 uker

Dersom ditt fravær skyldes forhold på arbeidsplassen ønsker vi beskjed om dette.

Er du gravid, har du rett på fri med lønn i forbindelse med svangerskapskontroll når slike undersøkelser ikke kan gjennomføres utenfor arbeidstiden.

Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Våre HMS-rutiner skal sikre gode arbeidsforhold for deg. Med gode arbeidsforhold menes både de fysiske sidene ved arbeidsmiljøet og en arbeidsplass som gir mulighet for trivsel og vekst.

Oppdragsgiveren er å anse som hovedbedrift med ansvar for samordning og for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø også for deg Arebidsmiljøloven § 2-2 (1) b). Hos oppdragsgiveren skal du tilpasse deg og etterleve oppdragsgiverens sikkerhetsinstrukser, arbeidsreglement og andre bestemmelser som gjelder for oppdragsgiverens egne medarbeidere og/eller oppdragets utførelse. Oppdragsgiveren skal informere, lære opp og kontrollere deg på samme måte som sine egne bl.a. om oppdragsgiverens HMS-regler, at du er omfattet av oppdragsgiverens vernetjeneste og informasjon om hvem som er medarbeiderens lokale verneombud hos oppdragsgiver.

Oppdragsgiveren bekrefter også at du skal omfattes av innleierens verneombudsordning herunder informasjon om hvem som er medarbeiderens lokale verneombud.
Du kan kontakte din rådgiver hos Legepartners dersom du er i tvil om sikkerheten på arbeidsplassen.

Rusmiddelpolicy

Legepartner AS har nulltoleranse for bruk av rusmidler. Du må ikke være påvirket av alkohol eller annet berusende eller bedøvende middel i arbeidstiden, eller ha fravær på grunn av rusmiddelbruk. Brudd på denne bestemmelsen vil få konsekvenser for ansettelsesforholdet.

I noen oppdrag krever oppdragsgiver samtykke til rusmiddeltesting når det følger av lov eller forskrift, gjelder en stilling som innebærer særlig risiko eller når oppdragsgiver finner det nødvendig for å verne om liv eller helse. Behovet for å kreve rusmiddeltesting kartlegges normalt før det inngås oppdragsavtaler, men det kan også bli krevd underveis i allerede avtalte oppdrag. Spørsmål om oppdragsgivers adgang til dette kan du i så fall ta opp med din rådgiver i Legepartner AS.

Hvis du har behov for råd og veiledning, kan du henvende deg til din rådgiver. Slike saker er underlagt taushetsplikt, og henvendelser medfører ingen registrering.

Yrkesskade og yrkessykdom

Når du arbeider for Legepartner sørger vi for gyldig forsikring som gjelder på arbeidsplassen.

Som ansatt i Legepartner AS er du yrkesskadeforsikret. Yrkesskadeforsikringen gjelder når du er i oppdrag for oss. Forsikringen skal dekke skader og/eller sykdommer som du påføres:

  • i arbeidet,
  • på arbeidsstedet
  • og/eller i arbeidstiden

Erstatningsbeløpene følger av yrkesskadeforsikringsloven

Dersom du er uheldig og får en yrkesskade eller yrkessykdom, er det viktig at din rådgiver i Legepartner AS får beskjed snarest. Du skal sammen med din rådgiver fylle ut yrkesskadeskjema, som sendes til ditt lokale NAV-kontor. NAV vurderer om skaden godkjennes som en yrkesskade/sykdom eller ikke. Etter at du har mottatt et brev fra NAV som bekrefter slik godkjenning, kan du søke refusjon av utgifter du har hatt til offentlig medisinsk behandling hos HELFO. Skader på klær, gjenstander o.l. refunderes ikke.

Sykmelding i forbindelse med yrkesskade dekkes fra første dag, uavhengig hvor lenge du har jobbet i Legepartner AS.

Pensjon

Alle ansatte som har fylt 20 år, som jobber mer enn 20 % stilling og som er medlem av norsk folketrygd, blir meldt inn i Legepartner AS' pensjonsordning i Storebrand. Det betyr at Legepartner AS betaler inn et beløp til pensjonsordningen som tilsvarer 2 % av inntekten din mellom 1 G og 12 G (G = Grunnbeløpet i Folketrygden). Beløpet trekkes ikke fra lønnen din, men betales inn som et tillegg til lønn.

Du blir meldt inn fra den første måneden du har levert inn timelister som viser at du har jobbet minst 20 % av en full måned. Du må ha vært innmeldt i ordningen i 12 måneder for å ha krav på å få fripolise.

Viktig for oss at du vet…

  • Legepartner AS er din arbeidsgiver. Ta opp dine spørsmål med oss og ikke med oppdragsgiver.
  • Hvis du er forhindret fra å møte på jobb må du ringe din konsulent. SMS og e-post godtas ikke.
  • Vi har inngått en arbeidsavtale som forplikter både deg og oss. Du har selv ansvar for å kjenne til innholdet i denne.
  • Oppdragsgivers retningslinjer gjelder også for deg. Ved oppstart er det svært viktig at du sjekker oppdragsgivers retningslinjer for bruk av telefon, internett, e-post og sosiale medier.
  • Timene sendes til riktig tid for at du skal få lønn.
  • Meld fra hvis du opplever kritikkverdige forhold.
  • Vårt mål er at du skal lykkes i jobben!